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2018
12-05

如何快速地排版一篇排版很乱的Word

不仅是清除格式的问题,排版很乱会有大量的空行和空格,需要清除掉。

举例如下:
1.清除多个空行:用“替换”指令,将 ^p^p 替换为 ^p ,执行多次。
这条指令中,^p 代表一个换行。
2.清除多个软回车:软回车是 Shift + Enter 产生的,在替换命令中表示为 ^l , 替换方式同1。

基本原理就是这样,下面是 word 的通配符:

^? 任意字符;
^# 任意数字;
^$ 任意字母;
^p 段落标记;
^t 格式标记;
^d 域;

^w 空白区 (空格、不间断空格、以及任意顺序的格式标记);
^f 脚注标记;
^e 尾注标记;
^b 分节符;
^& 原查找内容;
^c 剪贴板内容。

知道了这些是什么意思,就可以用“替换”命令,把你看到乱的地方全弄好了,比如说清除多个空格。

排版很乱的 Word,有时不仅仅是「排版很乱」的问题而已,也同时有样式表混乱、样式表冲突、引用混乱等问题。所以,我比较赞成的方式是全选并复制原文档内容,再新建一个文档,然后用「选择性粘贴」中的「HTML 格式」(不使用「无格式文本」是因为题中要求「快速」)快速粘贴原文中的内容。当然,如果有顺手的、已做好样式表的文档模板,那就更好了。
粘贴过来之后,整理也是必要的。除了说过的替换空格空位,也建议打开显示标记开关,再根据需要进行处理。

3、版面结构化:排版者首先要有清晰版面概念,明确文档的版面要求,建立标题、正文、表格、图片、抬头、落款、边框修饰等版面结构要素的样式模板,排版时可以一键到位。结构化要遵循两个原则,一是层次化,即整 篇文档的版面结构要有层次感和立体感,标题是标题,正文是正文,插件是插件,一目了然。二是统一化,既版面结构虽然要有层次区分,但不能太过繁杂,比如字体的样式、大小、颜色设置一般最多两三款,字距行距要统一,整体看起来要干净整洁。
4、操作程序化:遵循先内容后版式的操作顺序。一篇没有多余字符的word文档是进入排版作业前最理想的初始条件,平时要养成习惯,编辑word文档时要先完成所有内容录入工作,不要一边录入一边排版,一般最初录入word文档的文字,保证只有简单分段文字(包括表格),仅此而已。如果上手的文档完全不是你要的版面,你需要做是就是清理,把所有的格式全部清理掉,一般文字处理软件都有一键还原的功能。通常不规范的原始文档还会包含很多与内容无关的字符,比如空格符,占位符,以及其他形形色色的字符,这些字符都可以执行编辑替换指令进行批量清理。清理工作完成后你得到的就是一篇素净的文档,也正是你着手排版前所需要的天然原料了。

5、格式刷!
这个是神器!

6、可以利用已经排版好的文档,复制粘贴排版不合理的内容进去,在粘贴选项里面选择跟随目标格式。

7、掌握一个固定的格式标准(每个单位、机关、公司都会有固定的文档格式标准及要求,比如页面设置长宽的页边距、版心位置、字体、行距、间距、页码等等)记住它们,反复练习,拿到文档能够快速的进行设置。这才是硬本事,总是偷懒找捷径,最终很可能在非常认真严格的领导面前被盯出纰漏,或者发文的时候因为格式问题被人笑话,严重的可能会上升到认为你个人办文不严谨,那么你办事也不会牢靠的程度。

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最后编辑:
作者:www8143724
这个作者貌似有点懒,什么都没有留下。

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